Hvordan jeg organiserer og planlegger absolutt alt for businessen (og livet)

Jeg er avhengig. Fullstendig avhengig. Jeg er avhengig av å planlegge, og av verktøyet jeg bruker når jeg organiserer og planlegger.

Okei, jeg innrømmer at jeg nok kanskje er i overkant ivrig på planleggingsfronten, og at jeg sannsynligvis har et ekstra struktur-gen eller to. Jeg synes det er gøy og givende å planlegge.

Men det er egentlig ikke fordi selve planleggingen i seg selv er så gøy.

Det er fordi jeg vet og ser hvor viktig det er. Hvor mye det har å si for businessen min, og hvor effektivt det gjør at jeg kan jobbe.

Hvorfor det er viktig å ha struktur og system

Ettersom businessen min har vokst og blitt til en ordentlig bedrift med kunder og innleid hjelp jeg må forholde meg til (jeg bruker virtuell assistent (VA) og har regnskapsfører), har antallet ting jeg må gjøre og oppgaver økt enormt.

Det er en million ting å holde styr på. Alt i fra hvilke blogginnlegg jeg skal skrive og når jeg skal publisere nytt innhold i medlemsportalen Businesstrategi, til å legge inn bilag til regnskapsføreren og ha månedlige møter med min virtuelle assistent.

For at jeg skal kunne både drive best mulig og mest effektivt, og klare å gjøre de tingene jeg setter meg som mål, er jeg helt nødt til å ha en plan.

Det at jeg organiserer og planlegger, gjør at jeg klarer å gjennomføre.

Det gjør at ting ikke krasjer. At ikke jeg har for mye å gjøre på én dag eller i samme uken. At jeg husker alle de små tingene som må gjøres. Og at jeg tar konkrete steg for å gjennomføre den planen jeg har lagt for året, og nå de målene jeg har satt meg.

Husk: Et mål uten en plan er bare et ønske.

Hvis du vil klare å nå målet ditt, må du faktisk gjøre de tingene som trengs. Og da er du nødt til å ha kontroll og oversikt.

Det er derfor jeg organiserer og planlegger, og elsker det. Fordi det tar meg helt konkret nærmere målet mitt.

Hvorfor jeg bruker et digitalt verktøy, ikke papir

Det er mange som velger å bruke en syvende sans for å planlegge. Det gjorde jeg også før, og det gjør jeg fortsatt til en viss grad når jeg jobber med å lage planen. Men ikke for den daglige driften.

Jeg er HELT avhengig av å bruke et digitalt verktøy når jeg planlegger og for å få hverdagen til å gå opp og oppgavene til å bli gjennomført.

Det digitale planleggingsverktøyet mitt er hoved-kalenderen. Hovedplanen. Og så bruker jeg papirkalendere i tillegg for å få en forenklet oversikt over enkelte ting.

I den digitale kalenderen har jeg alle oppgaver. Absolutt hver eneste ting jeg skal gjøre. Hver minste ting. Helt ned til «Bytte toppbilde på Facebooksiden» og «Oppdatere lenke på Instagram».

På papirkalenderen har jeg for eksempel merket opp kun lanseringsukene fordelt ut over året. Da kan jeg enkelt få et overblikk over hvordan året ser ut.

Men det er ikke plass til alle oppgavene jeg skal gjøre hver dag på en papirkalender, det må jeg bruke den digitale kalenderen til.

En digital kalender har også mange nyttige funksjoner, som en papirkalender ikke har.

For eksempel at man kan dele den med andre. VA-en min og jeg har en felles kalender med oppgaver jeg gir henne, møter vi har, lanseringer vi planlegger osv.

Jeg kan også sette varsler, og sette oppgaver på repetisjon for eksempel ukentlig eller årlig. Når jeg merker den som fullført blir den automatisk flyttet til neste gang. Det gjør at jeg ikke glemmer å legge inn oppgaven på nytt, og det sparer meg for tid.

I tillegg bruker jeg den til idémyldring. Jeg noterer tanker og ideer, konkrete tanker rundt blogginnlegg og andre ting jeg kommer på. Da kan jeg enkelt flytte de oppgavene over i en kalender og gi dem en frist når jeg er klar for å gjøre den.

Trenger du egentlig et sånn verktøy?

Kanskje du synes dette virker veldig stort og tenker at du ikke trenger det hvis du ikke har så stor business? Er det bare store bedrifter som trenger et sånt verktøy?

Nei.

Jeg synes virkelig at du bør begynne å bruke et digitalt verktøy, selv om businessen din kun består av deg. Foreløpig.

Jeg er sikker på at du er ambisiøs og har planer eller jobber med å bygge opp businessen din til noe mer. Få inn virtuelle assistenter, lansere nye produkter og tjenester og vokse.

Og da trenger du å ha et system på plass.

Jeg begynte å bruke et slikt planleggingsverktøy sommeren 2018, allerede før jeg sluttet i jobben og ble min egen sjef i det som da het Blogg Bedre. Oppgavene tårnet seg opp fordi jeg var i gang med å lage mitt første kurs og hadde store planer. Det gjorde at jeg var helt nødt til å lage meg et system.

Jeg hadde ingen kunder. Ingen lanseringer.

Men jeg så at for å nå de målene jeg hadde satt meg, måtte jeg få kontroll på og oversikt over alle oppgavene.

Jeg organiserer og planlegger for å jobbe mest mulig effektivt.

For å huske å gjøre alle tingene jeg må og skal. Og det er nødvendig, også for en som driver for seg selv i en bitteliten business.

Hvilket verktøy jeg bruker

Nå lurer du kanskje på hvilket verktøy jeg bruker når jeg organiserer og planlegger? Det finnes flere tjenester du kan velge mellom, denne typen verktøy heter «project management tool» på engelsk.

Verktøyet jeg har valgt å bruke, heter ClickUp*.

Les mer: Hvordan være strukturert og disiplinert, så du får gjort mer og får bedre resultater

Det kanskje mest kjente og brukte verktøyet heter Asana, og jeg testet det i starten da jeg skulle sette i gang med å bruke en slik tjeneste.

Men jeg valgte fort å bytte til ClickUp.

De er ganske like og har veldig mange av de samme funksjonene i gratisplanen, men da jeg ønsket å betale for å få tilgang til flere funksjoner falt Asana helt igjennom.

De retter seg mot store bedrifter, ikke sånne som oss. Dermed har de det jeg mener er en håpløs prismodell. Når du ønsker å betale for Asana må du nemlig betale for 5 brukere!

Hæ?

Ja. Du kan ikke bare oppgradere din egen bruker. Du må betale for 5 brukere. Et team. ClickUp har ingen slike rare regler, og derfor byttet jeg.

Nå har jeg brukt ClickUp* i flere år, og jeg har ikke angret et sekund! ClickUp er fantastisk, og jeg digger det mer og mer for hver dag.

Det var helt nytt da jeg begynte å bruke det, jeg fikk faktisk melde meg på til «grunnleggerpris». Siden da har det skjedd helt vanvittig mye.

De jobber knallhardt med produktet sitt, og slipper nye funksjoner, endringer og oppdateringer hver uke. De tar produktet og kundene sine seriøst, og tar hensyn til ønsker, innspill og tilbakemeldinger vi kommer med.

Du kan registrere deg på gratisplan på ClickUp* og sjekke selv hvor bra det er her!

Hva jeg bruker ClickUp til

Kort oppsummert: ALT.

Helt seriøst. Jeg bruker ClickUp til å planlegge alt. Både for businessen og for livet mitt. Uten ClickUp* hadde jeg ikke hatt kontroll.

Jeg brukte Google Calendar til å planlegge blogginnlegg og private ting i mange år, men da jeg begynte å bruke ClickUp flyttet jeg også alle private ting over der. Jeg skiller ikke på privatkalender og businesskalender.

For at jeg skal kunne drive businessen min og samtidig ha et liv, må jeg ha det samlet i en felles kalender.

Jeg legger for eksempel inn fridager, reiser til Norge, avtaler hos dyrlegen, frisørtimer og avtaler jeg har i kalenderen under en mappe som heter «privat».

Grunnen til det, er at jeg må vite når disse tingene kommer, sånn at jeg ikke planlegger oppgaver for businessen på de tidspunktene. At ikke jeg planlegger å lage en stor guide den dagen jeg skal til dyrlegen for eksempel. Da vet jeg at dagen blir oppstykket og forstyrret, og at jeg ikke rekker å lage en stor PDF. Da kan jeg heller planlegge små oppgaver som jeg vet at jeg rekker.

Og motsatt, at ikke jeg planlegger frisørtime akkurat den dagen jeg skal ha livesending, for eksempel.

Hvordan jeg bruker ClickUp

ClickUp fungerer på den måten at du kan lage mapper for forskjellige prosjekter, og så legger du oppgaver under det relevante prosjektet. Dette bruker jeg mye, og har laget meg et system på (I know, shock!)

Dette er mappene mine i ClickUp:

Jeg lager en mappe for de forskjellige områdene jeg jobber med, og så lager jeg lister under mappen for å dele det inn i temaer.

I tillegg pleier jeg også å lage egne mapper for lanseringer jeg skal ha. Jeg har for eksempel en mappe for Businesstrategi hvor jeg har generelle og tidløse oppgaver, og så har jeg en mappe for Businesstrategi oktober, når påmeldingen åpner neste gang.

I den generelle mappen legger jeg oppgaver som dreier seg om den vanlige driften av medlemsportalen. Det er ting som å publisere nytt innhold hver uke, å lage innholdet, å planlegge kommende temaer osv.

Under mappen for lansering legger jeg alt som har med lanseringen å gjøre. Å skrive salgs-e-poster, livesendinger jeg skal ha, å planlegge Facebookposter og Instagramposter. Oppdatere salgssiden. Slå på kjøp-knappene når påmeldingen åpner, osv. Den mappen arkiverer og fjerner jeg når lanseringen er over.

Du kan lagre mapper som en mal.

Hver gang jeg skal planlegge et nytt år med nye lanseringer kan jeg opprette den mappen fra malen, og automatisk få inn alle listene og oppgavene som går igjen hver gang. På den måten sparer jeg masse tid på å måtte legge dem inn hver gang, og jeg unngår å glemme oppgaver.

Vil du ha tilgang til malen? Den får du som medlem i Businesstrategi.

Slik jobber jeg i ClickUp:

Jeg har for eksempel en mappe som heter «Blogginnlegg». Inne i den mappen har jeg lister for temaene på bloggen. Og i hver liste legger jeg ideer og planer for blogginnlegg.

Jeg bruker det på to måter:

1. Til å notere ideer

Da legger jeg inn en oppgave med temaet, og gjør notater eller legger inn relevante lenker i notatfeltet.

2. Til å planlegge

Når jeg bestemmer at en idé skal bli til et konkret blogginnlegg legger jeg oppgaven inn på den dagen jeg skal publisere innlegget. Så hvis jeg bestemmer at innlegget skal publiseres 14. august setter jeg oppgaven til den dagen.

Deretter lager jeg en under-oppgave som heter «Skrive XX». Grunnen til at jeg gjør det, er fordi det nytter ikke å bare ha planlagt at 14. august skal jeg publisere et blogginnlegg om sosiale medier, for eksempel. Jeg må jo også rekke å skrive blogginnlegget først.

Hvis jeg kun legger inn en oppgave for publisering risikerer jeg at det blir 13. august og jeg ser plutselig at det skal ut et blogginnlegg i morgen men jeg har ikke skrevet det.

Husk hva jeg sa: Det at jeg organiserer og planlegger, gjør at jeg klarer å gjennomføre.

Jeg pleier å sette datoen for å skrive innlegget en uke eller to før det skal publiseres, litt avhengig av hva ellers som skjer akkurat da. Noen ganger skjer det før, andre ganger må det forskyves på. Men når jeg har planlagt det i god tid, har jeg tid til å flytte litt på det.

Når jeg har skrevet blogginnlegget merker jeg den oppgaven som ferdig. Når jeg har publisert blogginnlegget merker jeg den oppgaven som ferdig.

Tidssporing

En annen viktig ting jeg bruker ClickUp* til, er å spore alle timene jeg jobber. Det gjør jeg både for å se hvor mye jeg faktisk jobber, men også for å ha en oversikt over hvor mange timer jeg bruker på de forskjellige oppgavene og tingene jeg gjør.

Det gjør det enklere for meg når jeg organiserer og planlegger tiden min, og året som helhet.

Les mer: Hvor mye arbeid er det å drive sin egen business på fulltid? Så mange timer jobbet jeg i 2019

Det er enkelt å spore tiden i ClickUp, fordi du kan trykke på «log time» på hver eneste oppgave du har opprettet.

Pris og funksjoner

Det beste av alt er at ClickUp har gratisversjon, der du får tilgang til veldig mange funksjoner. Når du er helt ny og ikke trenger avanserte funksjoner kan du fint klare deg med gratisversjonen.

Du får til og med tilgang til å spore timene dine med gratisversjonen.

Du kan registrere deg for en gratiskonto her*!

Hvis du ønsker tilgang til mer avanserte funksjoner, har de som nevnt en mye bedre prisstruktur enn Asana.

De har forskjellige planer etter hva du trenger, du kan se en komplett oversikt over pris og funksjoner her.

Jeg har planen som heter «Business».

ClickUp har mange, mange flere funksjoner enn det jeg har vist her, du finner en fullstendig oversikt i lenken over.

Alle kan lære å planlegge

Jeg vet at det er mange som synes det er vanskelig å planlegge, men jeg mener det 100 % når jeg sier at alle kan lære og alle kan bli bedre.

Det viktigste er at du begynner!

Når du registrerer deg med en gratiskonto her* kan du bare begynne i det små. Lag deg et par mapper, lag et par oppgaver og se hvordan det fungerer.

Det som skjer, er at når du begynner å bruke det vil du etter hvert utvide med mapper, lister og oppgaver helt naturlig.

Du trenger ikke ha det perfekte oppsettet nå. Du vet ikke alt før du setter i gang.

Bare begynn å bruke det, og så vil du stadig komme på nye ting og nye oppgaver du trenger, og da er det bare å legge det inn.

Alle kan bli bedre på å planlegge, men for at det skal skje må du øve. Du må prøve, lære og bli bedre.

Registrer deg for en gratiskonto på ClickUp* her, og sett i gang! Okei?