Hvordan være strukturert og disiplinert, så du får gjort mer og får bedre resultater

«Hvordan rekker du å gjøre alt du planlegger å gjøre?» «Jeg skjønner ikke hvordan du klarer å være strukturert og få til alt?»

Jeg får slike kommentarer jevnlig.

Å gjennomføre og få gjort det jeg skal, er en av mine store styrker. Og jeg er 100 % sikker på at det er en av hovedgrunnene til at det tok meg kun 18 måneder fra jeg startet det som da het Blogg Bedre til at jeg kunne si opp jobben min og starte for meg selv. Det er uvanlig raskt.

Jeg er flink til å planlegge, men jeg er også god på å være strukturert og gjennomføre. Og det er helt nødvendig.

Hvorfor å være strukturert er viktig

Du har kanskje hørt ordtaket «Et mål uten en plan er bare et ønske»? Det er veldig sant. Men det er ikke hele bildet.

Fordi selv om en plan er veldig viktig, så er det ikke nok. Det holder ikke med en plan. Du må også ha evnen og strukturen til å gjennomføre planen.

Det er veldig mye arbeid å skape en business. Å lage onlinekurs. Å drive en medlemsportal. Det tar tid å lansere. Det tar tid å bygge e-postlisten. Og alle de tusen andre oppgavene du må gjøre.

For å klare å gjøre alt du trenger, er du helt nødt til å være strukturert. Du må ha en struktur for hvordan du skal jobbe, og disiplin til å gjøre det.

Ved å være strukturert og disiplinert vil du få gjort mye mer, og du vil oppleve fremgang raskere.

Hvilken av disse er du?

Jeg vet at du vil bli bedre på å være strukturert. Du ser at det er viktig, og du vil gjøre noe med det. Det er derfor du er her.

Det betyr også at du ikke har den strukturen akkurat nå, og at du sannsynligvis faller i en av disse to gruppene:

1. Du legger ikke planer, men gjør det som faller deg inn der og da

Hvis du aldri legger planer og kun jobber ad hoc, har du ingen strategi bak det du gjør. Da har det du gjør mye mindre effekt, og du får mye mindre ut av det. Du får også gjort mindre, fordi du gjør oppgaver når du har lyst. Hvis du skal bygge opp en business, er ikke det nok. Du må jobbe mye mer. Også når du ikke har lyst.

2. Du legger masse planer, men du har ingen struktur for å gjennomføre

Du kan være verdens beste til å legge planer, men uten at den planen også inkluderer hvordan du skal gjennomføre den, har den ingen verdi. En plan er ikke nok. Du må gjøre og gjennomføre.

Begge disse to har det samme resultatet. Du får ikke gjort mye, og det du gjør driver deg ikke fremover.

Heldigvis finnes det ting du kan gjøre for å bli bedre, og alle kan innføre mer struktur og system.

Slik jobber jeg – ikke

Kanskje du lurer på hvordan jeg strukturerer hver dag for å klare å gjøre det jeg skal? Kanskje du ønsker at jeg skal dele tidsplanen for dagene mine, fra jeg står opp til arbeidsdagen er over?

Det går dessverre ikke. Fordi jeg har ingen fast rutine på arbeidsdagen.

Det er mange som liker å strukturere dagen, og synes de må det for å klare strukturere jobbingen. Som fører time for time hvordan dagen skal forløpe i kalenderen.

Sånn er ikke jeg. Det er ikke så viktig for meg. Fordi det er ikke det som avgjør om jeg får gjort det jeg skal.

Det går fint an å være strukturert, samtidig som man har frihet.

Den friheten til å sove til jeg våkner og det at dagene er forskjellige, er en av de store fordelene med at jeg jobber for meg selv. Det er viktig for meg.

Jeg ønsker ikke å ha en fast rutine. Jeg vil ikke stille klokken på 7, spise lunsj klokken 11 og drikke kaffe klokken 14. Det la jeg bak meg da jeg begynte for meg selv.

Men, det betyr ikke at jeg ikke har en plan og struktur. Selv om jeg ikke har faste rutiner på dagen, har jeg struktur på jobbingen. På oppgavene jeg skal gjøre, og hvordan jeg planlegger.

Jeg har stålkontroll på hva som må gjøres og når jeg skal gjøre det. Det er nøkkelen til hvordan jeg er så konsekvent, gjennomfører og får gjort det jeg skal.

Det at jeg jobber sånn og at det fungerer er en positiv ting for deg, fordi det viser at du også kan klare det. Det betyr at uansett hvordan din hverdag er, kan du også klare å være strukturert og disiplinert. Du må ikke kunne stå opp klokken 6, eller kunne jobbe klokken 10, hvis ikke det passer for deg.

Det handler mer om innstilling, vilje og hvordan du planlegger og gjennomfører, enn når du står opp og til hvilket klokkeslett du gjør hva.

PS: Vil du hjelp til å bli mer strukturert og få mer kontroll på arbeidsdagen og businessen? Jeg har laget et enkelt kurs som hjelper deg med akkurat det! Det heter «Fra kaos til kontroll på 7 dager», og det hjelper deg å prioritere riktig og faktisk se fremgang.

Les mer om kurset her!

Du må planlegge hver minste detalj

Okei, så nå vet du hva jeg ikke gjør. Men hva gjør jeg, da? Hva er løsningen og svaret?

Jeg planlegger shiten ut av alt. Helt seriøst. Jeg er den personen som kan lage liste over lister. Og jeg planlegger når jeg skal planlegge.

Du er helt nødt til å være detaljert om du skal både få full oversikt, og kunne klare å gjennomføre. Hver eneste detalj må inn i kalenderen.

Du er helt garantert en tidsoptimist. Du tenker at ting tar kortere tid enn det gjør, og du tenker ikke over alle detaljene det faktisk inkluderer.

Det gjør at du planlegger å rekke for mye på én dag. Du blir overveldet og oppgitt når du setter deg ned og kommer i gang og ser at dette tar mye lengre tid enn du trodde, og at du ikke blir ferdig med det du hadde planlagt å gjøre.

Du må dele oppgaver inn i underoppgaver, slik at du får det komplette bildet.

Eksempel

Du skal planlegge en lansering som kommer. Du setter av en dag i kalenderen, og legger inn oppgaven «Planlegge lansering».

Så kommer den dagen, og du setter i gang. Men jo mer du jobber, jo flere oppgaver dukker det opp og frustrasjonen øker.

Fordi å planlegge en lansering er ikke én oppgave. Det er ikke en enkelt ting du gjør. En lansering er en stor jobb, som inkluderer minst 50 forskjellige oppgaver. Du kommer aldri i verden til å rekke å planlegge ferdig alt som må gjøres i en lansering på én dag.

Hvis du i stedet blir superdetaljert og lager oppgaver for hver enkelt ting, får du mye raskere oversikten over hvor mye som faktisk må gjøres.

Da vil du med en gang oppdage at dette rekker jeg ikke på én dag. Da kan du sette av de fire dagene som trengs, og fordele oppgavene ut over de dagene.

I stedet for å lage én oppgave for å planlegge lanseringen, lager du en oppgave for hver ting du må gjøre. Både før lanseringen for å gjøre klart, men også under lanseringen når du har konkrete ting du skal gjøre.

• Skrive salgs-e-poster (med liste over hver enkelt e-post og hvilket tema den handler om)
• Planlegge promoteringen på sosiale medier
• Oppdatere salgssiden
• Oppdatere lenken på Instagram
• Lage toppbilder til Facebooksiden
• Lage bilder til sosiale medier
• Bytte toppbilder på Facebooksiden når dørene åpner mandag
• Livesending kl 14 tirsdag

Dette er bare en liten brøkdel av oppgavene for en lansering. Men ved å bli så spesifikk som å legge inn i kalenderen hvilken dag og klokkeslett du skal sende en e-post eller bytte toppbilde på Facebooksiden, blir det gjort.

I tillegg er det en stor bonus at det å bli så detaljert i planleggingen bidrar til at du husker å gjøre alt. Det er fort gjort å glemme noe når man skal gjøre så mange ting, men når du har notert det ned som en egen oppgave husker du det.

Digital kalender er best

Jeg bruker en digital kalender til alt jeg gjør.

Der kan jeg sette tidsfrister og lage egne prosjekter for de forskjellige områdene.

Programmet jeg bruker heter ClickUp*, og du kan lese hvordan jeg bruker det og se eksempler i lenken under.

Les mer: Hvordan jeg organiserer og planlegger absolutt alt for businessen

Det er også enkelt å legge inn hverdagslige og faste oppgaver som du kan sette på repetisjon. Jeg har en fast oppgave hver måned for å gjøre regnskap. Jeg har en fast oppgave hver uke for å planlegge sosiale medier. Da sørger du for at du alltid ser at de oppgavene kommer når du planlegger fremover, og du glemmer ikke å gjøre dem fordi de flytter seg automatisk i kalenderen når du krysser dem ut.

Slik ser kalenderen min ut med repeterende oppgaver.

Dette er oppgaver jeg gjør hver måned, og som automatisk flytter seg når jeg merker den som ferdig.

Det er mange fordeler med å bruke en digital kalender fremfor å planlegge på papir. Blant annet at du kan få påminnelser og pushvarsler for frister og ting du har glemt. Det gjør ikke en papirkalender. Du kan også enkelt gjøre forandringer, det er bare å dra og slippe oppgaver til et nytt tidspunkt eller til et nytt prosjekt.

Registrer deg gratis på ClickUp* her!

Maler sparer deg for tid og gir deg struktur

En annen god ting med digital kalender, er at du kan lage maler for prosjekter. Du kan lage et fast oppsett for en lansering for eksempel, slik at du kan gjenbruke den hver gang du lanserer og automatisk få inn en liste med alle tingene du skal gjøre. Det sparer deg for mye tid og arbeid.

Slik ser min mal for en kort lansering (flashlansering) ut. Dette er ikke alle oppgavene, det er flere nedover. Da kan jeg enkelt bare opprette et prosjekt som bruker denne malen, og så sette på forfallsdato.

Da har jeg en struktur jeg kan ta i bruk, og det gjør meg effektiv og strukturert.

Det er mange andre fordeler også, men totalt sett er poenget at det å bruke en digital kalender et veldig nyttig verktøy når du trenger å være strukturert og få på plass systemer og rutiner.

For detaljert tidsplanlegging kan bli et problem

Hæ? Sier du kanskje. Nå har jeg akkurat snakket i det vide og det brede om at du må planlegge hver minste detalj, og så sier jeg at for detaljert planlegging kan bli et problem?

Ja, for detaljert tidsplanlegging. Ikke oppgaveplanlegging.

Det er viktig å planlegge og å legge inn alle detaljer i kalenderen din. Men jeg tror også at det er veldig viktig å ikke være for rigid og detaljert i planleggingen av selve dagen. Hvordan den skal forløpe, og når du skal gjøre hva.

For detaljert tidsplanlegging kan ødelegge mer enn det hjelper, mener jeg.

Si at du setter opp en detaljert plan for dagen i kalenderen din. Du blokker ut perioder:

• 08: Spise frokost
• 09-11: Jobbe med blogginnlegg
• 11-11.30: Lunsj
• 30-12: Gå tur
• 12-14: Jobbe videre med blogginnlegget
• 14-14.30: Kaffepause
• 30-15.30: Svarer på e-post og er på sosiale medier
• 30-17: Skriver ferdig blogginnlegget og avslutter arbeidsdagen

Det høres jo veldig fint og strukturert ut. Men vi vet alle at ting sjelden går som planlagt.

Livet skjer alltid

Det kommer til å skje noe som ødelegger planen. Plutselig klikker kaffemaskinen, og du må ringe kundeservice. Du velter drikken din, og må vaske gulvet og sette på en maskin med tøy, som du så må henge opp. Katten tisser på teppet. Du oppdager at du er tom for kontaktlinser og må bestille nye.

Og hva skjer da? Plutselig stemmer ikke den detaljerte planen din. Klokken har blitt 14, og du har verken spist, gått turn, eller begynt på blogginnlegget ennå.

Da er det så ufattelig lett å både miste motivasjonen og gi opp.

«Jaja, nå er planen ødelagt så da kan jeg like gjerne bare blåse i resten og stikke på senteret en tur i stedet». Høres det kjent ut?

Da får du ikke gjort mer enn en brøkdel av det du skulle.

Ved å ha en liste med ting du skal ha gjort i løpet av dagen, ikke detaljert time til time, blir det enklere å gjennomføre.

Du vet hva du skal gjøre, men du er fleksibel. Det er rom for at ting skjer. Du kan tilpasse og gjøre endringer.

Du skal skrive blogginnlegg, svare på e-poster og svare på sosiale medier i løpet av dagen. Men ikke på konkrete tidspunkt. Du skal bare ha det gjort før dagen er over.

Det er sånn jeg jobber, og det fungerer veldig bra for meg.

Det kan bety at jeg må sette meg å gjøre ferdig en oppgave klokken 21.30, men det er greit. Den fleksibiliteten og friheten i arbeidsdagen er viktigere for meg enn at jeg ikke jobber etter 17.

Ikke vær på sosiale medier hele dagen

En annen ting som har mye å si for å få gjort mer, ha bedre struktur og få bedre resultater, er å bruke tiden på de riktige tingene.

Uansett hva du gjør og hvem du er, så har døgnet 24 timer. Hvor mye du får jobbet med businessen din og bygget bloggen din, er helt avhengig av hvordan du bruker og disponerer de timene. Du vil aldri få flere timer, så da er det opp til deg å bruke dem best mulig.

En av de tingene jeg vet har stor effekt på hvor mye du får gjort, er å redusere hvor mye tid du bruker på sosiale medier. Særlig Instagram.

Det er så fort gjort å bli slukt inn, og plutselig har det gått 3 timer til mer eller mindre ingenting. Plutselig er dagen borte, og du har ikke fått gjort noen av de tingene du egentlig hadde tenkt.

Sosiale medier kan ødelegge selv den beste plan og struktur.

Det bør ikke være det du bruker mest tid på

Selv om sosiale medier er gøy, og det er nødvendig å være der for bloggen og businessen din, må det ikke ta all tiden din.

Du bør begrense hvor mye tid du bruker der hver dag, fordi det generelt sett ikke bygger businessen din. Det er ikke den oppgaven som bør ta mesteparten av dagen din.

Det er andre ting som betyr mye mer for at du skal kunne klare å tjene penger på og leve av bloggen og businessen din.

Det kan være lurt å ta en titt inne i innstillingene på Instagram, under «Din aktivitet». Der kan du se hvor mye tid du i gjennomsnitt har brukt på Instagram hver dag den siste uken. Jeg pleier å ligge på rundt 1,5 time i snitt, men jeg prøver å få det enda lavere hvis jeg kan.

Oppsummering

Det aller viktigste for å bli strukturert, er altså å bli ekstremt detaljert på hvilke oppgaver du skal gjøre.

Ikke lag en samleoppgave for hele prosjektet, bryt det ned i hver eneste oppgave og legg det inn i kalenderen.

Ved å bruke en digital kalender og legge inn alle oppgaver, vil du få en mye bedre oversikt. Det gjør at du enklere kan legge en plan du faktisk rekker og kan følge, og det betyr en plan som blir gjennomført.

Det betyr også at du kan lage maler og sette oppgaver på repetisjon, slik at du får en fast struktur du kan gjenbruke. Det gjør deg mer effektiv, og det gjør at du ikke glemmer oppgaver. Du får gjort det du skal gjøre.

I tillegg må du fokusere og prioritere. Ikke bruk hele dagen på sosiale medier. Begrens tiden du bruker på oppgaver som ikke gir konkret fremgang eller inntekt.

Du må også tåle å jobbe også de dagene det ikke er så gøy. Og gjøre de oppgavene som ikke er så spennende. Det er disiplin, og det gir bedre resultater.

Vil du bli mer strukturert?

Hva om du kunne slutte å kaste bort tid, og endelig få en arbeidsmetode som fungerer? Det er mulig, jeg lover! Du må bare få de riktige metodene og verktøyene som hjelper deg.

Sjekk ut kurset «Fra kaos til kontroll på 7 dager», så kan du få min hjelp til å ta tilbake kontrollen over arbeidshverdagen og businessen.

Les mer om kurset her!