Multitasker du? Det bør du slutte med, så du får gjort mer

Å drive business er ingen enkel sak. Det er hundrevis av små og store oppgaver.

Skrive blogginnlegg. Dele på sosiale medier. Svare på kommentarer. Svare på mail. Skrive nyhetsbrev. Dele innlegg i grupper.

Og det er bare noe av det man gjør i løpet av en dag. Så kommer de store tingene, som samarbeidsavtaler, markedsføring, annonser, planlegge fremover, kurs, webinarer og regnskap.

Det er til å bli utmattet av!

Da er det jo ikke så rart at vi prøver å multitaske. Prøver å få gjort så mye som mulig samtidig, og på en gang. Jeg gjør det. Du gjør det også helt sikkert. Men det må vi slutte med.

Multitasking gjør nemlig at vi får gjort mindre. Ikke mer.

Vi bombarderes med forstyrrelser

Det er ikke så lett å fokusere. Vi bombarderes av forstyrrelser og oppgaver som popper opp mens vi prøver å jobbe. Det skjer hele tiden.

Hvis du setter deg ned for å jobbe en time med noe helt konkret, så kan jeg garantere deg at det vil komme avbrytelser som vil forstyrre deg i det du gjør. Den timen fylles med mange oppgaver, selv om vi egentlig ikke hadde tenkt det.

Mens jeg satt og skrev dette innlegget, kom det meldinger i innboksen på Facebook, jeg fikk en chat fra mannen, det kom opp at jeg måtte dele innlegg på Instagram, og det kom e-post.

Hver for seg føles avbrytelsene kanskje ikke så store. Men når du legger dem sammen, blir det ganske mye.

En forstyrrelse fører til en ny

Se for deg at du sitter og skriver på et blogginnlegg, og du har satt av en time til det. Så kommer det et varsel om at du har fått en e-post.

Jaja, det er jo bare en e-post, tenker du. Så du går ut av blogginnlegget og leser den. Det tar deg 5 minutter å svare.

Men når det er gjort, så sjekker du samtidig Facebook. Nå var du jo avbrutt og ute av blogginnlegget uansett.

Du scroller nedover. Så kommer det en interessant artikkel, som du klikker på og leser. Så går du tilbake til Facebook. Noen har skrevet noe som du får lyst til å kommentere på. Så du bruker litt tid på det. Deretter sjekker du e-posten igjen, for å se om du har fått svar. Så kommenterer noen andre på det du skrev på Facebook.

Dette er en helt vanlig situasjon. Dette skjer hver eneste dag.

Men hvordan gikk det egentlig med det blogginnlegget?

Det ble ikke ferdig, og du fikk jo egentlig gjort veldig lite i løpet av den timen, selv om du gjorde mange ting.

Du kan jobbe kjempehardt, men det skjer ikke så mye fordi du bruker mest tid på ting som ikke gir resultater.

Context switching

Det du nettopp drev med, heter context switching. Og det er ikke bra.

Context switching betyr at man bytter mellom ting man gjør. Når du multitasker, så bytter du kontekster. Kontekst betyr omstendighetene omkring en hendelse eller en tilstand, ifølge Wikipedia.

Det betyr at når du bytter det du holder på med, så må du tenke litt annerledes for hver ting du gjør. Altså, når du er på Facebook og leser, er du i en annen modus enn når du skriver blogginnlegg. Hjernen må omstille seg.

Og det koster veldig mye tid!

Det koster tid fordi hjernen din må prøve å huske hvor du var og hva du gjorde før du ble forstyrret når du går tilbake til det du jobbet med.

Hjernen må starte på nytt hver gang

Når du skriver et blogginnlegg er du i en modus. Du tenker på hva du skal skrive, hva som kommer i neste avsnitt og hvordan du skal bygge opp innlegget.

Når du går ut og gjør andre ting, enten det er lese e-post eller Facebook, så mister du den tankerekken. Når du da går tilbake til blogginnlegget for å skrive videre, må hjernen din starte på nytt. Du vil da bruke tid og energi på å forsøke å huske hvor du var, hva du tenkte og hva du skulle gjøre.

Context switching stjeler tid. Det er tapt tid du aldri får tilbake, og tid som ikke skaper fremgang. Det er rett og slett bortkastet tid.

Å prøve å fokusere på og lage og gjøre mange ting på en gang suger timer og verdi ut av dagen din.

Jo flere ting du gjør på en gang, jo mer tid bruker du på å hente deg inn igjen. Og jo mindre tid bruker du på å faktisk jobbe.

Du kaster bort mye tid

Det er forsket på og skrevet mye om dette. Det finnes konkrete modeller, som viser hvor mye tid du faktisk taper på å multitaske og bytte oppgaver.

Forskningen viser at det tar ca 20 % av tiden å hente seg inn og huske hva vi gjorde for hver gang du gjør noe annet.

Det betyr at hvis du har 5 ting du gjør på likt i løpet av en time, mister du 80 % av tiden på å forsøke å hente deg inn. Da bruker du bare 5 prosent av tiden på hvert prosjekt.

Det er litt komplisert å forstå, så jeg har forsøkt å illustrere det med denne tabellen. Oppsettet kommer fra Todd Herman, en coach som jobber veldig mye med dette.

Begynn på den øverste linjen og les bortover:

Hvis du har en time du sitter og jobber, og bare gjør én oppgave hele den timen, så bruker du 100 % av tiden på prosjektet, og 0 % av tiden på å omstille deg.

Når du gjør to ting i løpet av den timen, bruker du 40 %  av tiden på hver oppgave, og 20 % av tiden på å omstille deg.

Hvis du gjør tre ting i løpet av den timen, bruker du 20 % av tiden på hver oppgave, og 40 % av tiden på å omstille deg.

Du ser hvor fort det baller på seg i tid du bruker på å omstille deg? Hvis du gjør fire ting i løpet av en time, bruker du faktisk mer tid på å omstille deg, enn på å arbeide.

Hvis du gjør dette om til en 8 timers arbeidsdag hvor du gjør mange forskjellige oppgaver, er det bare 2 timer som er faktiske arbeidstimer hvor du gjør noe som gir fremgang.

Så hva skal du gjøre?

Det første steget mot en løsning, er å bli klar over problemet.

Bli bevisst på hvor mye context switching du faktisk gjør. Neste gang du sitter og jobber med noe, legg merke til hvor mange forstyrrelser som kommer. Legg merke til hvor fort gjort det er å plutselig sjekke Instagram, mens du sitter og jobber.

Det vil sannsynligvis overraske deg hvor mye slik bytting av fokus du faktisk gjør.

Så må du gjøre noe med det.

Nøkkelordet er fokus. Du må rett og slett fokusere. Du må bestemme deg for at “okei, nå skal jeg gjøre denne tingen, skrive dette innlegget den neste timen”.

Så må du fjerne forstyrrelsene.

Steng verden ute i en periode

Lukk nettleseren, eller i alle fall fanen med Facebook. Slå av varsling om e-post. Sett mobilen på lydløs, eller legg den gjerne bort mens du jobber.

Du må finne enkle rutiner som gjør at du kan fokusere.

Jeg har slått av varsling om e-post, og går i stedet inn og sjekker når jeg er ferdig med det jeg skal gjøre. Det er ingenting som haster så mye, at ikke det kan vente en time eller to (eller tre).

Så må du også jobbe litt med innstillingen/hodet. Ta deg selv i det når du strekker ut hånden og skal til å sjekke Instagram. Er du midt i noe? Gjør du det bare av vane, men du er egentlig opptatt med noe annet? Legg mobilen ned igjen, og vent til du er ferdig.

Vi klarer ikke holde fokus i 5 timer om gangen, så du må selvfølgelig dele arbeidet opp. Vi trenger pauser i løpet av dagen. Så sett deg mål, for eksempel at du skal jobbe i 45 minutter uforstyrret hvor alt er lukket og på lydløs. Og så tar du 15 minutters pause hvor du kan sjekke mail, sjekke Instagram og andre ting. Så legger du bort mobilen igjen, og jobber i 45 minutter til.

Det kalles Pomodorometoden. Du kan lese mer om den og andre måter å effektivisere arbeidet ditt på i innlegget mitt om 15 tips som vil spare deg for mye tid og gjøre deg til en mer produktiv gründer.

Husk: Små endringer kan gi store resultater.

Jeg håper du ble inspirert og bevisstgjort av dette innlegget, og at det kan hjelpe deg til å få mer gjort. Ingenting er fikset i løpet av en dag, men ved å bli bevisst og jobbe med det, vil det komme mer og mer naturlig for deg, og bli enklere.

Legg gjerne igjen en kommentar og fortell meg om du multitasker, og om du kommer til å forsøke å endre på det etter å ha lest innlegget!