15 tips som vil spare deg for mye tid og gjøre deg til en mer produktiv blogger

Hver gang jeg spør leserne hva som er den største utfordringen akkurat nå med bloggen, får jeg det samme svaret. TID!

Det er for få timer i døgnet. Det er for liten tid til å rekke at som skal gjøres. Kjenner du deg igjen?

Kanskje har du barn? Kanskje har du en krevende jobb? Kanskje er du syk? Uansett hva årsaken er, så fylles dagene fort opp. Det gjør at vi sitter igjen med dårlig samvittighet for alt vi ikke rekker, og kanskje også litt irritasjon over alt vi vil gjøre for å få en bedre blogg ikke blir gjort. Det skorter jo som regel ikke på planer, liksom.

Å drive en blogg er tidkrevende, og mange skjønner ikke hvor mye arbeid det faktisk ligger bak. Det er hundrevis av små og store oppgaver i løpet av en uke, og alt tar tid. Men jobber du så effektivt som mulig? Er du så effektiv som du kan være?

Det finnes heldigvis mange små og store triks for å være mer effektiv, ting du kan gjøre som kan spare deg for mye tid.

Nå er det ikke sånn at ett av disse punktene vil magisk gjøre at du rekker alt du vil. Men ved å benytte deg av flere av dem vil du spare litt tid her og litt tid der. Til sammen kan det faktisk bli noe som utgjør en forskjell i blogghverdagen din!

Det handler om å jobbe smartere. Ikke hardere.

1. Forhåndspubliser innhold

Er det én ting som sparer meg for mye tid i hverdagen, så er det akkurat dette punktet. Det er også derfor det står først på listen.

Hva er forhåndspublisere? At du skriver ferdig og setter klart innhold til publisering på forhånd, på tidspunkter du selv har valgt. Det kan gjøres med både blogginnlegg og innhold på sosiale medier.

Jeg setter meg ned en times tid hver søndag og forhåndspubliserer alle innlegg på Facebook-gruppen min, Facebok-siden min og Instagram. Det finnes mange tjenester som tilbyr dette, det avhenger blant annet av hvilke sosiale medier-kanaler du bruker. Jeg bruker buffer.com, som publiserer til de tre kanalene jeg trenger.

Ved å lage alle innleggene på en dag får jeg en fin sammenheng i det jeg deler. Det er lett å få oversikt og sørge for at innholdet har en flyt og samme budskap. Det gjør også at jeg kan ta meg tid til å skrive en god tekst og finne et godt bilde, i stedet for å bare skyndte meg å publisere noe fordi jeg må få ut noe hver dag.

Ved å ha innlegg klare som publiserer seg til de tidspunkt jeg har valgt, frigjør det tid til at jeg kan jobbe med andre ting. I stedet kan jeg fokusere på å svare på kommentarer, kommentere og like andres innhold, eller jobbe med nye blogginnlegg eller kurs.

Les om 5 verktøy som effektiviserer ditt arbeid med sosiale medier her!

2. Skriv færre innlegg

Det finnes en oppfatning av at man bør publisere så mange innlegg som mulig, helst hver dag. Det er bare tull.

Det stemmer at du bør publisere nytt innhold jevnlig, men du må ikke publisere hver dag, eller flere ganger om dagen. Det handler om kvalitet over kvantitet.

Jeg publiserer nytt innlegg en gang i uken, og sørger i stedet for at alle mine innlegg er grundige og detaljerte. De gir mye verdi til leseren. Det er viktigere enn at det kommer et nytt innlegg hver dag, som er overfladisk og uten verdi.

Det som er viktig for at bloggen din skal vokse, er at du publiserer innhold som interesserer målgruppen din. Det må være noe de vil ha, noe de liker, og noe de får noe ut av å lese. At innholdet ditt engasjerer dem og gjør at de bruker lang tid på siden fordi de leser innholdet er også positivt. Google anser det som nyttig innhold, og da er sjansen større for at du rykker lenger frem i Google-søk. Det gir altså bedre SEO.

Les mer om SEO her!

3. Jobb i bolker

Gjør samme oppgave en gang om dagen, i stedet for mange ganger i løpet av en dag eller en uke.

For eksempel svar på e-poster på slutten av dagen samlet, ikke en og en mens de kommer. Sett av den første timen du jobber til å svare på kommentarer. Svar på det du rekker, og rekker du ikke alle så tar du resten i morgen. Rediger alle bildene til blogginnleggene på en gang, eller lag alle ukens innlegg til sosiale medier på en dag.

Dette fungerer ikke med absolutt alle oppgaver, men tenk igjennom hva du gjør mange ganger om dagen og se om ikke noen av dem kan slås sammen til en samle-oppgave.

4. Bruk Pomodoro-teknikken

Har du hørt om Pomodoro-teknikken? Den går ut på at du deler opp dagen i bolker. Ikke sitt og jobb i 4 timer sammenhengende uten pause, da mister du konsentrasjonen. Det er bedre å dele opp dagen. Folk flest pusher seg for hardt og sitter for lenge foran skjermen uten pause. Da blir man utslitt.

Sett en timer eller alarm på 25 minutter. Når den ringer tar du fem minutter pause. Still klokken igjen, og jobb i 25 nye minutter. Du skal ikke ha noen forstyrrelser mens du jobber. Du skal jobbe i maks 4 Pomodoroer (25 minuters-bolker), før du tar en lengre pause på 20-30 minutter.

Hvis du vil lære mer om teknikken har de en fin video som forklarer alt på hjemmesiden sin.

5. Ha faste dager for faste oppgaver

Dette henger litt sammen med punktet over. Du kan også bestemme deg for at hver dag har en fast oppgave. Det er på en måte samme teknikken, bare en litt annen variant. Resultatet er uansett at du jobber mer fokusert og uforstyrret. Det kalles å batch-jobbe, og er veldig lurt!

Du kan spare mye tid ved å jobbe på denne måten.

Legg en plan hvor du jobber med en type oppgave på faste dager. Hvilke oppgaver det er og når du gjør dem er helt opp til deg og din blogg. Jeg bruker for eksempel søndager til å skrive nyhetsbrev og lage alt innhold i sosiale medier. Det er fast.

Da vet jeg at den dagen skal jeg gjøre det, og det har prioritet. Det vil si at jeg ikke setter meg ned og begynner på et blogginnlegg på morgenen, jeg begynner med sosiale medier.

Hvis jeg blir ferdig med sosiale medier og nyhetsbrev og fortsatt har tid og lyst til å jobbe mer, så kan jeg gjøre andre ting. Men ikke før jeg har gjort ferdig det jeg skal gjøre først.

Du kan for eksempel sette av en fast dag i uken til å skrive blogginnlegg. Det kan være nyttig fordi når du først er i den modusen er det enklere å skrive flere.

6. Ha en gjøremålsliste for dagen og uken

Å drive en blogg er ikke noe småtteri, og det er hundrevis av små og store oppgaver som må gjøres. Det er lett å bli overveldet og ikke vite helt hvor man skal begynne, og bare bli sittende og egentlig ikke gjøre noen ting i stedet.

Jeg vil anbefale deg å lage en plan for hva du skal rekke å gjøre i løpet av uken, og så gjerne fordele det ut over dager. For eksempel at jeg skal skrive et blogginnlegg denne uken, og det skal jeg gjøre på tirsdag. Jeg skal lage bilder til innlegget, og det skal jeg gjøre på onsdag. På søndag skal jeg planlegge kommende ukes innhold i sosiale medier.

Ved å ha en konkret plan over hva du skal gjøre hver dag vil du se mer fremdrift og jobbe mer målrettet.

Kryss av på listen etter hvert som du fullfører oppgavene. Ser du at du har du tid og anledning til å gjøre oppgaver du har satt til senere i uken, er det selvfølgelig bare å jobbe deg videre nedover listen. Innen søndag skal alle oppgavene du hadde bestemt deg for å gjøre være ferdige, og du lager deg en ny liste for uken som kommer.

7. Gjenbruk gamle innlegg

Det er selvfølgelig viktig å produsere nytt innhold jevnlig, en gang i uken er et fint mål. Men ikke glem at du også må fortsette å promotere innholdet på bloggen din senere, selv når det er lenge siden du skrev det.

Det sparer deg for MYE tid å gjenbruke innlegg du har liggende!

Det finnes mange måter du kan benytte deg av eksisterende innlegg. Du kan for eksempel lett få det til å fremstå som nytt innhold på sosiale medier ved å fokusere på forskjellige deler av blogginnlegget når du promoterer det. For eksempel har dette blogginnlegget 15 tips. Da kan jeg promotere det på minst 16 forskjellige måter. Et ved at det er et blogginnlegg med 15 tips, og en måte for hvert eneste tips jeg gir.

Det kan du også gjøre med dine innlegg! Noen ganger har du to vinklinger, andre ganger har du flere.

I tillegg kan du bruke gamle innlegg til å skape nytt innhold, for eksempel ved å lage et kurs basert på innlegg du har skrevet fra før, eller webinarer. Du kan også lage videoer eller lydfiler av gamle innlegg, eller du kan for eksempel sende en Facebook Live om innholdet i et eksisterende innlegg.

8. Lag maler for svar på spørsmål og e-poster du får ofte

Mange opplever å stadig få spørsmål om de samme tingene eller få de samme type henvendelser på bloggen. Da er det lurt å lage en mal med svaret. Det kalles «canned responses», altså hermetikk.

Tenk igjennom hvilke kommentarer du veldig ofte får på Facebook for eksempel, og lag en mal til svar. Gjør det samme med e-poster. Kanskje du ofte får henvendelser fra enten lesere eller bedrifter, og stort sett alltid svarer det samme?

Har du for eksempel stadig personer som ønsker å bruke dine bilder gratis, men du alltid sier nei og krever betaling, kan du lage et ferdig svar på det.

Lagre svarene lett tilgjengelig, for eksempel i en skytjeneste som Dropbox, slik at du alltid har det tilgjengelig.

Du må sikkert tilpasse svaret litt innimellom, men det sparer deg uansett for mye tid å ha rammeverket klart.

9. Lag en side med “ofte stilte spørsmål”

En annen løsning på tidstyven med spørsmål, er å lage en side på bloggen hvor du svarer på de du får oftest. Det er veldig vanlig, og kalles ofte FAQ (Frequently Asked Questions).

Det kan spare deg for mye tid å ha en slik side, fordi ikke bare slipper du å skrive svaret hver gang, men du sparer deg også for at innboksen fylles med eposter du må lese.

Før inn spørsmålet du ofte får, og skriv svarene etter. For eksempel:

Kan jeg annonsere på bloggen din? Ja, jeg har enkelte annonsører. Les mer på minblogg.no/annonser

Tar du imot gjesteblogger? Ja, av og til. Send meg en e-post på xx@xx.no og fortell litt om deg selv og ideen til innlegget du ønsker å skrive.

10. Slå av forstyrrelser

Et av de viktigste elementene for å fokusere og jobbe bra, er at du får jobbe i fred og uforstyrret. Da tenker jeg ikke nødvendigvis på at du ikke blir forstyrret av barn eller kolleger, men alle forstyrrelsene vi bombarderes med gjennom hele dagen.

Det er så lett å la seg distrahere når det popper opp varsler for både det ene og det andre hele tiden. Slå av lyden på mobilen eller sett den på flymodus, og ikke ha oppe faner med Facebook. Slå av varsling om e-poster, eller steng e-posten helt mens du jobber.

Det finnes egne apper og tjenester du kan installere som hjelper deg, for eksempel Inbox Pause. Den stopper e-poster på vei inn i innboksen i Gmail så de ikke er synlige, og så kommer de inn når du er klar og slår på igjen innboksen din.

11. Lag systemer

Du kan spare mye tid på å ha et godt organisert system. Vit hvor du legger tingene du skal bruke, lag en mappestruktur som er naturlig. Ikke lagre tingene dine på mange forskjellige steder.

Jeg liker å sortere slik at jeg kan arkivere gammelt innhold. For eksempel har jeg en mappe som heter saker, og i den mappen har jeg en ny mappe som heter ferdig. Mens jeg har ideer eller jobber med en sak ligger word-dokumentet i den mappen. Når det er ferdig og jeg har lagt det inn på bloggen, flytter jeg dokumentet over i ferdig-mappen.

Jeg har en mappe hvor jeg har samlet regnskap, statistikk og slike ting. Her ligger det exceldokumenter med fokus på 2017. Ved nyttår opprettet jeg en undermappe som het 2016, og så dro jeg alle statistikkarkene fra i fjor inn i den. Da slipper jeg å måtte lete etter det aktuelle regnearket blant gamle dokumenter.

12. Bruk maler

Det er ikke bare til e-poster du kan bruke maler. Å bruke maler på ting som bilder til blogginnlegg og sosiale medier vil spare deg for mye tid.

Lag gjerne et par-tre forskjellige varianter så du har litt å variere og velge mellom, og sørg for at de har dine farger og fonter og passer brandingen din.

Ved å bruke maler trenger du ikke prøve å lage noe fint fra bunnen av hver eneste gang, du har allerede et utgangspunkt du bare må tilpasse litt.

Mye tid spart, OG du sørger samtidig for at det alltid passer til brandingen din og holder en gjennomført stil.

Les mer om hvordan du skaper en god branding her!

13. Ikke multitask

Er du god på multitasking? Du føler kanskje at du får gjort masse ved å gjøre flere ting på en gang eller hoppe raskt frem og tilbake mellom oppgaver. Men sannheten er at du ikke egentlig får gjort så mye som du tror. Det har faktisk forskning funnet ut.

I stedet for å multitaske bør du gjøre en ting om gangen.

Da kan du konsentrere deg ordentlig. Ved å multitaske og bytte oppgaver hele tiden må du stadig huske hvor du var og finne tilbake til fokus. Du bruker derfor mye tid på å hente deg inn igjen og huske hva du skulle gjøre. Jobb i stedet mer fokusert på en ting om gangen, da er du mer effektiv.

14. Si nei!

Noen utvalgte få er veldig gode til å si nei, men folk flest er ikke det. Jeg synes det er vanskelig å si nei, og det gjør sannsynligvis du også.

Ved å si nei til andre kan du prioritere deg selv.

Å si nei er egentlig bare en øvelse. Det er noe du kan bli flinkere til, og jo mer du sier nei, jo enklere blir det.

Det føles garantert ubehagelig i begynnelsen, og du er kanskje redd for at den som spør blir sur. Men ikke tenk på det. Du får ikke prioritert og jobbet med din egen blogg hvis du hele tiden skal hjelpe andre med deres ting.

Det er heller ikke alt og alle som trenger svar. Får du en henvendelse fra noen som vil selge deg noe eller at du skal promotere noe, men du er ikke interessert? Ikke bruk tid på det, bare slett e-posten.

Tenk igjennom om dette er noe du har lyst til, om det er noe du har tid til, og om det er noe du eventuelt tjener på selv. Er det ingen av delen, så bør du kanskje si takk, men nei takk?

15. Prioriter oppgaver

Har du mange tanker og ideer, og vet ikke helt hvor du skal begynne? Ofte blir du da sittende og bruke mye tid på å tenke på alt du skal gjøre, uten å egentlig gjøre noe.

Lag en liste over alt du vil, skal og må gjøre, både stort og smått. Lag så en prioriteringsliste. Hva haster, og hva haster ikke? Hva tar lang tid, og hva er fort gjort? Hvilke ting vil hjelpe å bygge opp bloggen din, og hvilke ting er gøy eller fint, men vil ikke ha så stor effekt for bloggen din.

Sett opp en liste over hva du skal gjøre først, og hva du skal gjøre etter hvert. Jobb deg gjennom den, og plutselig vil du ha fått gjort masse!

Har du prøvd noen av disse triksene? Hva er ditt beste tips for å spare tid i blogghverdagen?